Urząd marszałkowski kontra miażdżący raport Najwyższej Izby Kontroli

Liczba usług elektronicznych oferowanych przez Cyfrowy Urząd wzrasta, tak samo jak dokumentów przekazywanych między urzędami tą drogą. Tak tłumaczą urzędnicy i przekonują, że będzie coraz lepiej. Do tej pory system ten nie był odpowiednio promowany, bo... zabrakło na to pieniędzy.

Wyniki kontroli NIK opublikowane zostały w kwietniu. Pisaliśmy o tym niedługo po tym, jak podano je do publicznej wiadomości. Raport nie zostawił suchej nitki na platformach usług elektronicznych, prowadzonych przez urzędy marszałkowskie czterech województw, w tym podlaskiego. Okazało się bowiem, że systemy te wykorzystywane są przez mieszkańców poszczególnych regionów w znikomym stopniu, a kosztowały niemało. Tylko na realizację projektu Cyfrowy Urząd Wrót Podlasia i Centralna Szyna Danych wydano prawie 1,8 mln zł. Tymczasem wykorzystanie e-usług (bez elektronicznej skrzynki podawczej) na dzień 30 czerwca 2015 r. wyglądało w wybranych urzędach miast i gmin w naszym regionie tak:
Knyszyn – nie skorzystano z żadnej e-usługi, a udostępnionych było 17,
Goniądz – mieszkańcy i przedsiębiorcy nie skorzystali z żadnej e-usługi, udostępnionych było osiem,
Białystok – skorzystano z sześciu na 12 dostępnych e-usług.

W przypadku wszystkich kontrolowanych platform najczęściej korzystano z e-usług w zakresie złożenia pisma ogólnego, skargi, wniosku, zapytania do urzędu (ESP), złożenia deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, dopisania do spisu wyborców oraz udostępnienia informacji publicznej.

Najwyższa Izba Kontroli podsumowała, że tylko nieco ponad 1 proc. dorosłych Polaków posiada profil zaufany, umożliwiający korzystanie z e-usług. Wciąż także wiele osób nie ma zaufania do drogi elektronicznej i woli osobiście udać się do urzędu. Do tego słaba i nieskuteczna była promocja platform cyfrowych. Te regionalne oferowały przy tym e-usługi, które i tak równolegle były udostępniane na ogólnopolskiej platformie ePUAP.



Marszałek Jerzy Leszczyński dwa dni po tym jak raport się ukazał, nie potrafił wyczerpująco się do niego odnieść. Zwróciliśmy się zatem z prośbą o komentarz nieco później.

Dowiedzieliśmy się, że Cyfrowy Urząd Wrót Podlasia powstał jako jeden z elementów projektu "Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego – część II, administracja samorządowa" realizowanego przez województwo podlaskie i 129 jednostek samorządu terytorialnego z regionu. Ze względu na skalę zadań i liczbę partnerów w okresie jego realizacji i czasie, na który przypadła kontrola NIK, konieczne było skoncentrowanie się na zbudowaniu solidnych podstaw platformy cyfrowego urzędu i wdrożenie na nim pierwszych wspólnych – uzgodnionych z partnerami - usług. Jednocześnie dokonywano odbiorów i rozliczeń - w sumie między 130 jednostkami - również innych elementów projektu.

Jak podkreśla Agnieszka Aleksiejczuk, dyrektorka Departamentu Społeczeństwa Informacyjnego UMWP, do 5 maja tego roku liczba usług na Cyfrowym Urzędzie wzrosła do 330, a obywatel np. za pomocą pisma ogólnego może wnieść sprawę do 1 295 jednostek administracji samorządowej i rządowej z regionu.

Podaje też statystyki:
- odwiedziny Cyfrowego Urzędu Wrót Podlasia (odsłony): 1 270 642;
- pisma złożone drogą elektroniczną do jednostek administracji samorządowej: 11 434;
- pisma złożone drogą elektroniczną do jednostek administracji rządowej: 36.

Wdrożenia odbywają się równolegle na różnych poziomach: urząd – obywatel, urząd – urząd oraz urząd i jednostki organizacyjne / podległe.

- W wyniku wdrożenia coraz więcej dokumentów między urzędami przekazywanych jest drogą elektroniczną. Przykładowo, od początku roku 2016 w Departamencie Społeczeństwa Informacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego poprzez Cyfrowy Urząd wysyłane jest ponad 85% korespondencji - mówi Agnieszka Aleksiejczuk.

I dodaje, że w ramach projektu, nie było środków finansowych na aktywną promocję elektronicznych usług wśród mieszkańców i przedsiębiorców. W chwili obecnej kończą się prace niezbędne do finansowego i rzeczowego rozliczenia projektu, natomiast zespół urzędu marszałkowskiego już od dawna jest zaangażowany w kolejny etap prac związanych z utrzymaniem, rozbudową, promocją systemu i dobrych praktyk.

Jej zdaniem ze względów czasowych i organizacyjnych wdrożenie było ograniczone do wskazanych przez partnerów jednostek – czyli tylko ok. 1 192. Obecnie kolejne elementy projektu są implementowane w kolejnych jednostkach organizacyjnych partnerów. Przykładowo, elektroniczny dziennik początkowo wdrożony był w 125 jednostkach, a obecnie wpłynęło już kilkanaście wniosków o jego uruchomienie w kolejnych szkołach.

- Otrzymaliśmy również informacje o planach następnych kilkudziesięciu wdrożeń - informuje dyrektorka.

Również nieliczne jednostki organizacyjne administracji samorządowej, które pozostały poza projektem, mają ponoć szanse zaistnieć na Cyfrowym Urzędzie, BIP lub stronie www, ponieważ zakupione licencje pozwalają na ich wykorzystywanie w ramach zawartych umów bez ponoszenia dodatkowych kosztów także w jednostkach, które nie były włączone do projektu w czasie jego realizacji, ale są jednostkami organizacyjnymi partnerów projektu.

- W zakresie elektronicznych usług administracji publicznej planujemy przede wszystkim rozwój formularzy i usług realizowanych z poziomu administracji samorządowej - zapowiada Aleksiejczuk.

Urzędnicy powołują się na statystyki, które wskazują, że wykorzystanie narzędzi wdrożonych w ramach projektu rośnie, a efektem jest możliwość dostępu nie tylko do elektronicznych usług administracji publicznej, ale również edukacji, a co za tym idzie - wzrost jakości usług oraz oszczędność czasu i pieniędzy.

- Po zakończeniu rozliczenia finansowego projektu, które przewidujemy na koniec maja, planujemy zintensyfikowanie działań promocyjnych, szczególnie tych skierowanych do obywateli i przedsiębiorców - podkreśla przedstawicielka UMWP.

Z elektronicznych usług administracji samorządowej naszego województwa możemy skorzystać tutaj: Cyfrowy Urząd Wrót Podlasia (cu.wrotapodlasia.pl), portal informacyjny Wrota Podlasia (wrotapodlasia.pl), Podlaska Platforma Edukacyjna (ppe.edu.wrotapodlasia.pl).

(Piotr Walczak / Foto: BI-Foto)