Biznes w chmurze

Do prowadzenia własnego biznesu nie potrzeba już dziś umeblowanego biura czy stacjonarnych komputerów z pojemnym twardym dyskiem. Wystarczy smartfon z dostępem do Internetu, by o dowolnej porze, z każdego miejsca na świecie mieć dostęp do swoich zasobów. Cloud computing, bo o nim mowa, zdobywa zainteresowanie coraz szerszej rzeszy przedsiębiorców. Jakie więc dobra możemy współdzielić w wirtualnej przestrzeni?

Dzisiejszy konsument chce, by rozwiązania szyte były dla niego na miarę. Dotyczy to także przedsiębiorców, którzy rozwijając własny biznes uważnie przyglądają się każdej wydanej złotówce. Oczekują więc rozwiązań elastycznych, funkcjonalnych i zoptymalizowanych cenowo. A właśnie takie są usługi dostępne „w chmurze”.

Biuro w chmurze

- Biuro to już w dzisiejszych czasach niekoniecznie biurko i szafka na segregatory. Zwłaszcza przedstawiciele generacji Y uważają, słusznie zresztą, że wszystko da się zrobić przez Internet, a pracować można z domu, kawiarni lub innego przyjemnego miejsca – mówi Hadley Dean, CEO Compass Offices EMEA, lidera sektora biur serwisowanych z Azji, który właśnie wchodzi na polski rynek. - Ale zakładając firmę muszą zadeklarować, gdzie planują prowadzić swoją działalność. To miejsce, do którego ma docierać także ich firmowa korespondencja. Idealnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy nie chcą by ich kreatywność ograniczana była do jednego miejsca, jest wykupienie „wirtualnego adresu” – podsumowuje Hadley Dean.

Wybierając lokalizację naszego wirtualnego biura, warto przestudiować wyniki badania przeprowadzonego w tym roku przez Politykę Insight na zlecenie Polskiej Fundacji im. Roberta Schumana. Wynika z niego, że najlepszy klimat dla nowoczesnego biznesu jest w Warszawie, a zaraz potem w Rzeszowie, Poznaniu i Krakowie. Firmy posiadające siedzibę w dużym mieście, na przykład w stolicy, cieszą się prestiżem, jednak większość przedsiębiorców wynajem biura w znakomitej lokalizacji w Warszawie kojarzy z olbrzymimi kosztami.

- Wynajem wirtualnego biura nie jest dużym obciążeniem finansowym, więc z tego rozwiązania mogą skorzystać nawet mikrofimy na początkowym etapie rozwoju – konkluduje Hadley Dean, CEO Compass Offices EMEA.

Podpisując umowę z Wynajmującym, otrzymamy także dodatkowy serwis: obsługę tradycyjnej poczty, faksu, dostęp do linii telefonicznej, obsługiwanej przez wielojęzyczny zespół czy organizację spotkań. Bo mimo, iż nasze biuro to jedynie adres, w uzgodnionych godzinach możemy spotykać się z naszymi kontrahentami w wynajętej salce konferencyjnej. Na koniec warto dodać, że wynajem wirtualnego biura w prestiżowej lokalizacji dużego miasta to część strategii budowania wizerunku własnej firmy.

Dokumenty w chmurze

Kiedy podpiszemy już umowę o wirtualne biuro, pora na decyzję, jak zamierzamy przechowywać firmowe dokumenty: na serwerze własnego komputera, czy może na serwerach umieszczonych poza lokalną siecią? To drugie rozwiązanie ma szereg zalet. Po pierwsze najpopularniejsze pakiety chmurowe do zarządzania dokumentami można obsługiwać przez stronę internetową, co oznacza, że nawet jeśli nasze komputery zostaną uszkodzone, firmowe pliki będą bezpieczne. Po drugie, przechowując dokumenty na zdalnych serwerach, mamy do nich dostęp z każdego urządzenia, o każdej porze i z każdego miejsca na świecie. Najbardziej popularne dziś platformy to Google Drive oraz iCloud Drive. Zarządza się nimi tak samo, jak tradycyjną przestrzenią dyskową. Co ważne, dokumenty w dowolnych formatach – plikach WORD, arkuszach kalkulacyjnych czy prezentacje możemy udostępniać wybranym współpracownikom oraz jednocześnie nad nimi pracować. Wspólną pracę nad dokumentami oraz spotkania zespołów rozproszonych w różnych lokalizacjach wspierają także takie narzędzia jak AdobeConnect, Cisco WebEx czy GoToMeeting. Pozwalają na prowadzenie videorozmów oraz współdzielenie pulpitu. Są ułatwieniem zwłaszcza dla firm, których pracownicy spędzają dużo czasu w podróżach lub pracują z domu. Nie bez znaczenia pozostaje także fakt, że wykorzystywanie tego typu rozwiązań oznacza dziś dla firmy przerzucenie odpowiedzialności za utrzymywanie infrastruktury i kosztów z tym związanych na jej dostawcę.

Aplikacje w chmurze

W chmurze można przechowywać także aplikacje internetowe, wspierające prowadzenie naszego biznesu. Wystarczy dowolne urządzenie (komputer, tablet bądź smartfon) podłączone do Internetu i uzyskujemy dostęp do najnowszego oprogramowania i aplikacji biznesowych. Jakie to daje korzyści? Zwyczajnie ułatwia prowadzenie firmy. Mając dostęp do aplikacji on-line z każdego firmowego urządzenia, pozbywamy się ograniczeń związanych ze stacjonarnym trybem pracy.

Dzięki przechowywaniu aplikacji w chmurze, nasza firma staje się więc bardziej mobilna, a czas reakcji na potrzeby klienta ulega skróceniu. Ale to nie wszystko. Nie tylko my, ale także nasi pracownicy będą mieć dostęp do zakupionych przez nas aplikacji w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca na świecie. Dzięki czemu cały zespół może skoncentrować się na pracy dla klientów. Gdy w systemach chmurowych zamierzamy przechowywać ich dane, warto przy wyborze rozwiązania zweryfikować, czy dostawca spełnia wymogi polskich przepisów dotyczących bezpieczeństwa i przetwarzania danych osobowych. Jeżeli to właśnie bezpieczeństwo danych jest dla firmy najważniejszą troską, możemy wybrać model hybrydowy – aplikacja oparta jest na rozwiązaniu chmurowym, natomiast wybrane, wrażliwe dane mogą być przechowywane na naszych serwerach firmowych.

(BL)